Hướng dẫn chi tiết thủ tục giấy tờ cần làm sau khi sinh con tại Nhật Bản (Update 2025)

Chào đón một sinh linh bé bỏng đến với thế giới là niềm hạnh phúc vô bờ bến của mỗi gia đình. Bên cạnh những cảm xúc hân hoan, các bậc phụ huynh sinh con tại Nhật Bản cũng cần lưu ý đến các thủ tục pháp lý để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho con em mình. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình làm giấy tờ sau sinh cho bé tại Nhật, áp dụng cho trường hợp cả bố và mẹ đều là người Việt Nam.

Sau khi em bé chào đời tại bệnh viện, bạn sẽ nhận được các giấy tờ quan trọng, bao gồm thông tin liên quan đến quá trình sinh nở, tình trạng sức khỏe của bé và đặc biệt là hai loại giấy tờ sau:

• Giấy khai sinh (出生届 – Shussei Todoke): Nộp tại văn phòng hành chính địa phương (Shi/区役所).
• Giấy chứng sinh (出生証明書 – Shussei shoumeisho): Nộp tại Đại sứ quán Việt Nam.

Dưới đây là các bước thực hiện thủ tục giấy tờ chi tiết mà bạn cần nắm rõ:

1. Đăng ký khai sinh cho bé

• Địa điểm: Văn phòng hành chính thành phố/quận nơi bạn sinh sống (市役所/区役所), thường được gọi tắt là Shi.
• Thời hạn: Trong vòng 14 ngày kể từ ngày sinh của bé.

• Hồ sơ cần chuẩn bị:

  • Giấy chứng sinh (出生届 – Shussei Todoke) do bệnh viện cấp.
  • Thẻ cư trú (在留カード – Zairyu Card) của cả bố và mẹ.
  • Hộ chiếu của cả bố và mẹ.
  • Con dấu cá nhân (inkan) hoặc chữ ký của người đi đăng ký.
• Lưu ý: Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, thông tin của bé sẽ được cập nhật vào hộ khẩu gia đình (住民票 – Jyuminhyou).

Lưu ý quan trọng:

Bạn nên yêu cầu cấp thêm bản sao Giấy chứng nhận đã tiếp nhận khai sinh (出生届受理証明書 – Shussei Todoke Juri Shoumeisho) tại Shi. Giấy này rất cần thiết khi bạn làm thủ tục xin thẻ ngoại kiều cho bé tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan). Mặc dù Đại sứ quán có thể không yêu cầu giấy này (theo kinh nghiệm năm 2023), nhưng việc có sẵn bản sao sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống.

Chi tiết thủ tục giấy tờ cần làm sau khi sinh con tại Nhật Bản

2. Đăng ký hưởng trợ cấp nuôi con và trợ cấp y tế

a. Trợ cấp nuôi con (児童手当 – Jidou Teate)

• Địa điểm nộp hồ sơ: Văn phòng hành chính thành phố/quận (市役所/区役所), tại bộ phận phụ trách phúc lợi trẻ em. Bạn nên đăng ký đồng thời khi làm thủ tục khai sinh cho bé.
• Mức trợ cấp (năm 2025): 15.000 yên/tháng cho trẻ từ 0-3 tuổi. Khoản trợ cấp này sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của bố hoặc mẹ.

b. Trợ cấp y tế (子育て支援医療費助成制度 – Kosodate ShienỈyouhi Joseiseido)

• Khi đưa bé đi khám bệnh thông thường hoặc tiêm phòng định kỳ, bạn sẽ không phải trả chi phí nếu xuất trình giấy này.
• Trong trường hợp quên mang giấy hoặc làm mất, bạn cần thanh toán chi phí trước, giữ lại hóa đơn và sau đó đến Shi để xin cấp lại giấy và làm thủ tục hoàn trả tiền.
• Tại nhiều địa phương, trẻ em được miễn phí 100% chi phí khám chữa bệnh cho đến khi học hết cấp 3.

3. Thủ tục đăng ký quốc tịch và cấp phát hộ chiếu cho trẻ tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam

• Trong trường hợp cha mẹ đều là công dân Việt Nam, con cái sinh ra trên lãnh thổ Nhật Bản sẽ được công nhận quốc tịch Việt Nam. Quy trình thực hiện bao gồm hai giai đoạn chính:

  • a. Khai sinh và đăng ký quốc tịch

    • Thời gian thực hiện: Nên tiến hành càng sớm càng tốt, không nhất thiết phải tuân thủ thời hạn 14 ngày như quy định của Nhật Bản.

    • Hồ sơ yêu cầu:

      • Giấy chứng sinh do bệnh viện nơi em bé chào đời cấp (出生証明書 – Shussei shoumeisho).
      • Hộ chiếu và thẻ cư trú của cả cha và mẹ.
      • Giấy chứng nhận cư trú của gia đình (住民票 – jyuminhyou), trừ thông tin của em bé.
      • Tờ khai theo mẫu của cơ quan đại diện ngoại giao. Quý vị có thể điền trực tuyến trên trang web của Đại sứ quán (tải tại đây). Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ gửi email xác nhận. Nên in sẵn tờ khai để tiết kiệm thời gian khi đến nộp hồ sơ trực tiếp. Tại Đại sứ quán Tokyo có máy in, tuy nhiên có thể phải chờ đợi nếu có nhiều người.
      • Giấy chứng nhận kết hôn (nếu có).
      • Quý vị có thể yêu cầu cấp nhiều bản chính hoặc bản sao giấy khai sinh tùy theo nhu cầu.

  • b. Thủ tục cấp hộ chiếu Việt Nam cho trẻ

    • Cha mẹ có thể làm thủ tục xin cấp hộ chiếu riêng cho con. Hộ chiếu này là giấy tờ bắt buộc để nhập cảnh Việt Nam hoặc thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến quốc tịch.

    • Hồ sơ yêu cầu:

      • Ảnh chân dung kích thước 4×6, phông nền trắng hoặc sáng màu. Ảnh chụp không quá 6 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ. Thông thường chỉ cần 1 ảnh để dán vào tờ khai, tuy nhiên nên chuẩn bị 2 ảnh để dự phòng. Đối với trẻ sơ sinh, có thể đặt bé nằm trên tấm vải trắng và chụp từ trên xuống.
      • Tờ khai theo mẫu của cơ quan đại diện ngoại giao (tải tại đây). Nên in sẵn trước khi đến nộp hồ sơ.

• Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, quý vị sẽ nhận được giấy khai sinh và hộ chiếu cho bé. Cơ quan đại diện ngoại giao thường tiếp nhận hồ sơ vào buổi sáng và trả kết quả vào buổi chiều nếu có yêu cầu nhận ngay. Ngoài ra, quý vị có thể đăng ký nhận kết quả qua đường bưu điện. Để đảm bảo tính chính xác, nên kiểm tra kỹ thông tin trên giấy tờ và thông báo cho nhân viên lãnh sự nếu phát hiện sai sót.

• Lệ phí: Mức phí có thể thay đổi tùy theo thời điểm. Vào năm 2023, tổng chi phí cho các thủ tục này là khoảng 12.000 yên.

4. Đăng ký Thẻ cư trú (Gai) tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan)

• Trẻ em sinh ra tại Nhật Bản chưa được cấp thẻ cư trú (在留カード) ngay lập tức. Cha mẹ cần tiến hành thủ tục tại Nyukan (入国管理局 – Cục quản lý xuất nhập cảnh) để xin tư cách lưu trú (在留資格認定) cho con.
• Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày sinh của bé.

• Hồ sơ bao gồm:

  • Mẫu đơn: 「在留資格取得許可申請書」 (Đơn xin cấp phép取得 tư cách lưu trú). Có thể tải về từ trang web của Nyukan (https://www.moj.go.jp/isa/content/930004120.pdf) hoặc nhận trực tiếp tại quầy hướng dẫn. Nên tải về và điền thông tin trước để tiết kiệm thời gian.
  • Giấy chứng nhận受理 khai sinh (出生届受理証明書 – Shussei Todoke Juri Shoumeisho) do Văn phòng hành chính địa phương (Shi) cấp.
  • Giấy chứng nhận cư trú (住民票 – Juuminhyou) của cả gia đình.
  • Hộ chiếu và thẻ cư trú của cha và mẹ (bản gốc và bản sao).
  • Giấy đăng ký kết hôn của Việt Nam kèm bản dịch công chứng.
• Lệ phí: 4.000 yên (thanh toán khi nhận kết quả bằng tem lệ phí – 収入印紙).

5. Đăng ký Bảo hiểm Y tế cho trẻ

• Sau khi tên của bé được ghi vào Giấy chứng nhận cư trú (住民票), cha mẹ cần đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険) hoặc bảo hiểm y tế thông qua công ty nơi cha/mẹ làm việc. Chỉ cần thông báo cho bộ phận nhân sự tại công ty, họ sẽ tiến hành đăng ký. Sau khoảng 1-2 tuần, bạn sẽ nhận được thẻ bảo hiểm y tế của bé. Thẻ này cho phép bé được hưởng các quyền lợi về chi phí y tế, đồng thời có thể đăng ký các gói hỗ trợ y tế miễn phí từ địa phương. Tuy nhiên, Chính phủ Nhật Bản hiện khuyến khích đăng ký My number để sử dụng thay thế thẻ bảo hiểm. Bạn có thể đăng ký My number cho bé tại Văn phòng hành chính địa phương (Shi) nơi gia đình sinh sống.

6. Báo cho công ty và làm thủ tục hưởng chế độ (nếu đủ điều kiện)

• Khi bố/mẹ đang làm việc tại công ty, cần nộp bản sao giấy khai sinh của con để được hưởng các quyền lợi sau:

  • Nghỉ thai sản.
  • Nghỉ để chăm sóc con nhỏ.
• Nhận trợ cấp khi nghỉ chăm sóc con (hay còn gọi là trợ cấp 育児休業給付金 – Ikuji Kyuugyou Kyuufukin).

Một số lưu ý quan trọng khác:

• Sau khi hoàn tất thủ tục khai sinh tại Đại sứ quán, bé sẽ có Giấy khai sinh, tuy nhiên chưa có mã định danh cá nhân do sinh ở nước ngoài. Để bé có mã định danh, cần thực hiện thủ tục nhập khẩu về Việt Nam. Bố mẹ có thể ủy quyền cho người thân (gửi bản sao hoặc bản scan giấy khai sinh) để làm thủ tục nhập khẩu cho bé tại Xã/Phường sớm nhất có thể. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, nếu thủ tục nhập khẩu được thực hiện muộn hơn 6 tháng kể từ ngày sinh, gia đình có thể bị phạt từ 500.000đ đến 1.000.000đ.