Thủ tục gia hạn visa gia đình ở Nhật Bản mới nhất

Nếu bạn đã quen thuộc với quy trình xin Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lưu Trú (COE) hoặc bảo lãnh thân nhân, thủ tục gia hạn visa gia đình sẽ trở nên tương đối đơn giản. Dựa trên kinh nghiệm thực tế khi thực hiện thủ tục gia hạn visa diện "người phụ thuộc" cho vợ và con trai 5 tuổi trực tiếp tại Cục Quản Lý Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản (Nyukan), tôi xin chia sẻ chi tiết quy trình này trong bài viết dưới đây.

DANH MỤC HỒ SƠ CẦN THIẾT CHO VIỆC GIA HẠN VISA GIA ĐÌNH

• Trong trường hợp của tôi, việc gia hạn được thực hiện đồng thời cho cả vợ và con, do đó một số giấy tờ cần được chuẩn bị thành hai bản.

1. Về phía người bảo lãnh (tức là tôi):

• Giấy xác nhận công tác (1 bản).
• Bản gốc Hộ chiếu (Passport) và Thẻ cư trú (Zairyu Card) để đối chiếu tại Nyukan, sau đó sẽ được trả lại ngay.
• Giấy chứng nhận kết hôn đã được dịch thuật và công chứng (để gia hạn cho vợ). Giấy khai sinh đã được dịch thuật và công chứng (để gia hạn cho con).
• Giấy chứng nhận cư trú (Juminhyo) cho toàn bộ thành viên gia đình. Có thể xin tại Ủy ban nhân dân thành phố (Shiyakusho) hoặc nhanh chóng hơn qua các cửa hàng tiện lợi nếu bạn có thẻ My Number.
• Giấy chứng nhận nộp thuế (Kazei/Nouzei Shomeisho) liên quan đến thuế cư trú (住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書), mỗi loại một bản, của năm tài chính gần nhất. Xin tại Shiyakusho. Lưu ý rằng nếu bạn đã chuyển nơi cư trú sang một thành phố (Shi) khác, bạn cần xin giấy chứng nhận thuế tại thành phố nơi bạn cư trú vào ngày 1 tháng 1 của năm đó. Ví dụ: nếu bạn chuyển đến địa chỉ mới vào ngày 10 tháng 1, bạn cần quay lại thành phố nơi bạn ở trước đó để xin giấy tờ này.

2. Về phía người được bảo lãnh (vợ/chồng, con cái):

• Đơn xin gia hạn visa (mỗi người một bản).
• Đơn xin phép làm thêm 28 giờ/tuần nếu vợ/chồng có nguyện vọng làm việc. Có thể tải đơn và xem hướng dẫn điền đơn tại đây: Giấy tờ cần thiết, thủ tục xin làm thêm 28 tiếng tại Nhật.
• Ảnh thẻ kích thước 3×4 (của vợ/chồng). Trẻ em dưới 16 tuổi không bắt buộc.
• Nếu vợ/chồng có giấy xác nhận nhân viên thì càng tốt.
• Bản sao Hộ chiếu (Passport) của vợ/chồng và con cái.
• Bản gốc Hộ chiếu (Passport) và Thẻ cư trú (Zairyu Card) để đối chiếu tại Nyukan, sau đó sẽ được trả lại ngay.

Như vậy, việc chuẩn bị hồ sơ gia hạn visa gia đình khá đơn giản.

Điểm dễ gây nhầm lẫn nhất là cách điền thông tin vào các mẫu đơn đăng ký. Tôi sẽ trình bày chi tiết vấn đề này ở phần tiếp theo.

HƯỚNG DẪN ĐIỀN TỜ KHAI XIN GIA HẠN VISA GIA ĐÌNH

Mỗi thành viên (vợ/chồng và con cái) cần một mẫu đơn riêng. Các mục thông tin chung sẽ được đề cập dưới đây, còn những phần khác nhau giữa vợ/chồng và con cái sẽ được làm rõ.

Quy ước:

• Người bảo lãnh (chồng): NGUYEN VAN A
• Người được bảo lãnh (vợ): NGUYEN THI B
• Người được bảo lãnh (con): NGUYEN VAN C

I. Mẫu đơn số 1 (Ví dụ điền tờ khai gia hạn Visa gia đình – Trang 1)

Bạn có thể tải mẫu đơn tại đây: https://www.moj.go.jp/isa/content/930004110.pdf

Hoặc lấy trực tiếp tại Nyukan. Tuy nhiên, việc tải về và điền trước thông tin sẽ giúp quá trình làm thủ tục tại Nyukan diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Hướng dẫn điền mẫu đơn xin gia hạn visa gia đình – Trang 1.

• Dán ảnh cỡ 3×4, chỉ cần ảnh của vợ. Trẻ em dưới 16 tuổi không bắt buộc.

Bạn có thể chụp ảnh bằng điện thoại và in tại các cửa hàng tiện lợi (khoảng 200 yên/3 ảnh). Lưu ý, ảnh phải rõ ràng, không đeo kính, không đội mũ, phông nền xanh hoặc trắng. Ghi rõ họ tên phía sau ảnh để tránh nhầm lẫn.

1: Quốc tịch: Điền ベトナム.
2: Ngày tháng năm sinh của người thân, ví dụ: 1990 – 12 – 12.
3: Họ tên đầy đủ của người thân, ví dụ vợ: NGUYEN THI B.
4: Giới tính: Khoanh tròn vào ô "Nam" hoặc "Nữ".
5: Tình trạng hôn nhân: Khoanh vào "Đã kết hôn" nếu là vợ/chồng, "Độc thân" nếu là con nhỏ.
6: Nghề nghiệp: Nếu vợ/con bạn ở nhà thì ghi なし, nếu đang làm thêm thì ghi アルバイト.
7: Địa chỉ thường trú tại Việt Nam: Ví dụ ハノイ市 HoangMai区 (ghi giống như trong hộ chiếu).
8: Địa chỉ hiện tại ở Nhật Bản.
9: Số điện thoại liên lạc: Nếu không có, có thể mượn của bạn bè để Nyukan tiện liên lạc khi cần.
10-1: Số hộ chiếu của người thân, 10-2: Ngày hết hạn hộ chiếu.
11-1: Tư cách lưu trú hiện tại: Vợ/con bạn có visa gia đình, ghi 家族滞在.
11-2: Thời hạn visa hiện tại của người thân.
11-3: Ngày hết hạn visa của người thân.
12: Mã số thẻ cư trú của người thân.
13: Thời gian dự kiến lưu trú tại Nhật Bản: Ghi tương ứng với thời hạn còn lại trong visa của bạn. Ví dụ, nếu visa của bạn còn 3 năm, ghi 3年間. Thời hạn visa của bạn và người thân khi xin sẽ không bị giới hạn cùng nhau.
14: Lý do xin gia hạn: Bạn có thể ghi "Muốn được ở cùng nhau tại Nhật Bản" (一緒に日本で暮らしたいです。).
15: Tiền án, tiền sự: Bao gồm cả các lỗi vi phạm giao thông. Khoanh vào "Không" (No). Nếu khoanh "Có" (Yes), cần điền thêm thông tin chi tiết.
16-1: Vợ/chồng/con hiện có đang ở Nhật Bản không?: Khoanh vào "Có" (Yes) nếu đang ở Nhật, "Không" (No) nếu không.
16-2: Thông tin chi tiết về người thân đang ở Nhật Bản: Điền thông tin của từng người, mối quan hệ,… Ví dụ:

• Tờ khai xin cho vợ:

  • 夫 NGUYEN VAN A (tên bạn), ngày sinh của bạn, khoanh "Có" (Yes – vì đang sống cùng), tên công ty bạn đang làm việc, mã số thẻ cư trú của bạn.
  • 子 NGUYEN VAN C (tên con), ngày sinh của con, khoanh "Có" (Yes – vì đang sống cùng), tên trường học (nếu đi học), nếu ở nhà thì ghi なし, mã số thẻ cư trú của con.

• Tờ khai xin cho con:

  • 父 NGUYEN VAN A (tên bạn), ngày sinh của bạn, khoanh "Có" (Yes – vì đang sống cùng), tên công ty bạn đang làm việc, mã số thẻ cư trú của bạn.
  • 母 NGUYEN THI B (tên vợ), ngày sinh của vợ, khoanh "Có" (Yes – vì đang sống cùng), nghề nghiệp (nếu đi làm ghi tên công ty, nếu ở nhà thì ghi なし), mã số thẻ cư trú của vợ.

II. Mẫu đơn số 2 (Ví dụ điền tờ khai gia hạn Visa gia đình – Trang 2)

Trang này yêu cầu thông tin về vợ/chồng và con cái của bạn. Cần cẩn thận để tránh nhầm lẫn khi điền.

HƯỚNG DẪN ĐIỀN TỜ KHAI XIN GIA HẠN VISA GIA ĐÌNH

Hướng dẫn điền tờ khai xin gia hạn visa gia đình – Tờ khai thứ 2.

• Mục 17-1: Nếu vợ/chồng hoặc con bạn đã đăng ký kết hôn, khai sinh tại Nhật Bản, hãy điền thông tin vào đây.

• Mục 17-2: Đăng ký kết hôn/khai sinh tại Việt Nam.

  • Tờ khai xin cho vợ: Điền tên vợ "NGUYEN THI B" và ngày tháng trong giấy đăng ký kết hôn (lưu ý điền đúng theo ngày tháng ghi trên giấy kết hôn, không phải ngày tổ chức hôn lễ).
  • Tờ khai xin cho con: Điền tên con "NGUYEN VAN C" và ngày tháng năm sinh trong giấy khai sinh của con.
• Mục 18: Vì là visa gia đình, hãy chọn ô đầu tiên (家族負担).

• Mục 19:

  • Tờ khai của con: Nếu con chưa đi làm, chọn "No".
  • Tờ khai của vợ: Nếu vợ đi làm, chọn "Yes", nếu ở nhà, chọn "No".

  Khi chọn "Yes", cần cung cấp thêm thông tin về nơi làm việc của vợ:

  • Mục 19-1: Mô tả công việc của vợ, ví dụ làm cơm hộp: おべんとうづくり（お弁当作り）hoặc おべんとうをつくる.
  • Mục 19-2: Tên công ty (có thể là tên công ty phái cử), tên nơi làm việc (nơi vợ bạn trực tiếp làm việc), số điện thoại nơi làm việc.
  • Mục 19-3: Số giờ làm việc trong tuần: ví dụ 28.
  • Mục 19-4: Lương theo tháng hoặc theo ngày: Ghi rõ mức lương và tích chọn "theo tháng" hoặc "theo ngày".
• Mục 20: Nếu tự đi làm giấy tờ, bỏ trống mục này, không cần điền thông tin.
• Mục 21: Điền tên vợ và ngày đến Nyukan nộp đơn.

III. Tờ khai thứ 3 (家族滞在ビザ更新申請書 3枚目　記入例)

Tờ khai này chứa nhiều thông tin về bạn, người bảo lãnh.

Hướng dẫn điền tờ khai xin gia hạn visa gia đình – Tờ khai thứ 3

• Mục 1.1: Tên vợ/con.
• Mục 1.2: Số thẻ ngoại kiều tương ứng.
• Mục 2-1: Tên bạn "NGUYEN VAN A".
• Mục 2-2: Ngày tháng năm sinh.
• Mục 2-3: Quốc tịch: ベトナム.
• Mục 2-4: Số thẻ ngoại kiều.
• Mục 2-5: Tư cách visa: ví dụ 技術・人文知識・国際業務.
• Mục 2-6: Thời hạn visa.
• Mục 2-7: Ngày tháng hết hạn visa.
• Mục 2-8: Quan hệ với người xin. Tờ khai của vợ thì chọn 夫, tờ khai của con thì chọn 父.
• Mục 2-9: Tên công ty bạn đang làm việc.
• Mục 2-10: Mã số công ty: Mã số công ty của bạn gồm 13 chữ số, hãy hỏi văn phòng công ty hoặc bạn có thể tìm theo tên công ty tại đây: https://www.houjin-bangou.nta.go.jp
• Mục 2-11: Nếu đang làm tại chi nhánh, hãy ghi địa chỉ chi nhánh nơi bạn làm việc, nếu không thì bỏ trống.
• Mục 2-12: Địa chỉ công ty (đây là địa chỉ đăng ký của công ty, theo thông tin trên https://www.houjin-bangou.nta.go.jp). Số điện thoại công ty.
• Mục 2-13: Thu nhập trong năm của bạn, có thể ghi như trong giấy báo thuế mà bạn đã xin ở Shiyakusho.
• Mục 3: Tên bạn, ngày nộp đơn tại Nyukan.

Thời gian xét duyệt gia hạn visa gia đình tại Nhật Bản là bao lâu?

Thời gian xét duyệt phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Công việc của vợ chồng bạn có làm quá giờ hay vi phạm pháp luật hay không.
• Các yếu tố khách quan khác như thời điểm xét duyệt tại Nyukan.

Thông thường, thời gian xét duyệt sẽ kéo dài khoảng từ 2 tuần đến 1 tháng.

Đến đây là bạn đã hoàn thành hướng dẫn đăng ký gia hạn visa bảo lãnh vợ/chồng và con tại Nhật Bản.

Trong trường hợp bạn đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tại nhà, quy trình tại Nyukan sẽ trở nên vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần nộp các giấy tờ đã chuẩn bị. Nếu bạn lo lắng về những sai sót có thể xảy ra, đừng ngần ngại, đội ngũ nhân viên tại đó luôn sẵn lòng cung cấp sự tư vấn và hỗ trợ tận tình. Họ sẽ giúp bạn chỉnh sửa hoặc cung cấp mẫu đơn mới nếu bạn phát hiện thông tin không chính xác. Vì vậy, đối với những mục thông tin mà bạn chưa hoàn toàn chắc chắn, bạn có thể để trống và trực tiếp hỏi ý kiến của nhân viên Nyukan. Ngoài ra, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận dưới bài viết này, tôi sẽ cố gắng hỗ trợ bạn trong phạm vi hiểu biết của mình.

Kính chúc quý vị thực hiện thủ tục một cách suôn sẻ và sớm nhận được kết quả như mong đợi.