Cách gia hạn hộ chiếu tại Nhật qua đường bưu điện

Khi sang Nhật Bản để học tập, làm việc hay thực tập, hộ chiếu (パスポート) chính là một trong những giấy tờ quan trọng nhất mà mỗi du học sinh hay thực tập sinh phải mang theo. Đây không chỉ là giấy tờ chứng minh quốc tịch mà còn là công cụ giúp bạn xin visa, nhập cảnh, và làm các thủ tục hành chính khác. Tuy nhiên, trong quá trình sinh sống tại Nhật, có thể sẽ có những tình huống không mong muốn xảy ra, ví dụ như hộ chiếu bị mất, hư hỏng hoặc hết hạn. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc tiếp tục sinh sống và làm việc tại Nhật Bản. Vì vậy, việc gia hạn hộ chiếu kịp thời là điều cực kỳ quan trọng.

1. Hạn sử dụng của hộ chiếu (hay Passport) là bao lâu?

Tùy theo loại hộ chiếu (hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, hộ chiếu phổ thông), thời hạn sử dụng sẽ khác nhau.

• Hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ có thời hạn từ 1 đến 5 năm, và có thể gia hạn một lần, với thời gian gia hạn không quá 3 năm.
• Hộ chiếu phổ thông: – Cấp cho người dưới 14 tuổi có thời hạn 5 năm và khi hết hạn sẽ phải cấp mới. – Cấp cho người từ 14 tuổi trở lên có thời hạn 10 năm, và khi hết hạn cũng cần phải cấp mới.

Lưu ý: Nếu hộ chiếu phổ thông được cấp theo thủ tục rút gọn, thời hạn sẽ không quá 12 tháng và không được phép gia hạn.

2. Thủ tục, giấy tờ cần chuẩn bị để gia hạn hộ chiếu

Tờ khai theo mẫu quy định trên trang web:  Đại Sứ Quán tại đây.

Phiếu hẹn trả kết quả tải trên trang web: Đại Sứ Quán tại đây.

Để gia hạn hộ chiếu qua đường bưu điện, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• 02 ảnh thẻ kích thước 3,5 x 4,5 cm. Lưu ý: ảnh chụp với phông nền màu trắng, không quá 6 tháng, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu. Một ảnh dán vào tờ khai, một ảnh nộp kèm theo hồ sơ.
• Bản chính hộ chiếu và 1 bản photo của các trang 2, 3, 4 trong hộ chiếu.
• Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước còn giá trị để đối chiếu và kiểm tra thông tin.
• Đối với người dưới 14 tuổi, cần cung cấp bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh.
• Nếu có sự thay đổi thông tin cá nhân so với thông tin trong hộ chiếu, bạn cần cung cấp bản photo chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước.
• Đơn giải trình lý do xin cấp hộ chiếu qua đường bưu điện.
• 1 bì thư ghi sẵn địa chỉ nhận hồ sơ trả về, sử dụng mẫu của dịch vụ Yamato (loại người nhận trả tiền, 着払い, chakubarai).
• Giấy tờ chứng minh đang cư trú tại Nhật Bản, bao gồm bản photo thẻ lưu trú và 1 bản Giấy công dân juuminhyou (xin tại shiyakusho).

Nếu bạn là du học sinh, thêm giấy chứng nhận đang học tại trường (在学証明書, zaigakushoumeish).
Nếu bạn là thực tập sinh, cần cung cấp giấy xác nhận đang làm việc tại Nghiệp đoàn (在職証明書, zaishokushoumeisho).

Hãy đảm bảo chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ trên để quá trình gia hạn hộ chiếu diễn ra thuận lợi.

3. Nơi nộp hồ sơ

Để gia hạn hộ chiếu, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Tờ khai xin gia hạn hộ chiếu đã điền sẵn, có dán ảnh theo yêu cầu.
• Phiếu trả hẹn kết quả (nếu có).
• Các giấy tờ cần thiết đã được liệt kê ở trên.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn hãy mang chúng đến Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản hoặc Tổng Lãnh sự quán phù hợp với tỉnh nơi bạn đang sinh sống.

Các địa chỉ của Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản:

1. Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Tokyo
   Địa chỉ:
   〒151-0062 東京都渋谷区元代々木町50-11、ベトナム大使館、領事部
   (Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho, 50-11, Betonamu Taishikan, Ryōji-bu)
   Ga gần nhất: Yoyogikoen (代々木公園駅).
2. Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Sakai (Osaka)
   Địa chỉ:
   〒590-0952 大阪府堺市堺区市之町東4-2-15
   (4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Osaka 590-0952)
3. Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka
   Địa chỉ:
   〒810-0801 福岡市博多区中洲5-3-8 アクア博多4階
   (Aqua Hakata Building, 4th Floor, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Fukuoka 810-0801)

Thời gian làm việc của Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán:

• Buổi sáng: 9:30 – 12:00 (nhận hồ sơ đến 11:30).
• Buổi chiều: 14:00 – 17:00 (nhận hồ sơ đến 16:30).
  Làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, trừ các ngày lễ.

Khu vực lãnh sự của Đại sứ quán tại Tokyo:

Đại sứ quán tại Tokyo có trách nhiệm xử lý hồ sơ cho công dân Việt Nam đang cư trú tại các tỉnh sau:

• Hokkaido, Aomori, Iwate, Miyagi, Akita, Yamagata, Fukushima, Ibaraki, Tochigi, Gunma, Saitama, Chiba, Tokyo, Kanagawa, Niigata, Toyama, Ishikawa, Fukui, Yamanashi, Nagano, Gifu, Shizuoka, Aichi, Kyoto, Hyogo, Shiga, Nara, Wakayama, Mie, Tottori, Shimane, Okayama, Hiroshima, Yamaguchi, Tokushima, Kagawa, Ehime, Kochi.

Các tỉnh còn lại sẽ do Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Sakai và Fukuoka đảm nhiệm.

Hãy chắc chắn rằng bạn đến đúng địa chỉ phù hợp với khu vực mình cư trú và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để thủ tục diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

4. Lệ phí phải đóng

Nếu bạn xin gia hạn hộ chiếu tại Việt Nam, lệ phí chỉ khoảng 200 nghìn đồng và bạn sẽ nhận được hộ chiếu mới trong vòng 8 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ.

Tại Nhật Bản, lệ phí gia hạn hộ chiếu thấp nhất là 8.500 yên, và bạn sẽ nhận hộ chiếu sau 5 ngày làm việc. Nếu bạn cần lấy hộ chiếu ngay trong ngày, lệ phí sẽ cao hơn, lên tới 12.600 yên.