Đăng ký Online – Hướng dẫn cách thông báo nghỉ việc, chuyển việc tới Nyukan

Theo quy định của chính phủ Nhật Bản, sau khi bạn nghỉ việc tại một công ty, bạn cần phải thông báo cho Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản (出入国在留管理庁), thường được gọi là Nyukan, trong vòng 14 ngày. Mặc dù việc thông báo này trong thời gian quy định là cần thiết, nhưng nếu quá thời hạn, bạn sẽ không bị coi là vi phạm pháp luật, vì mục đích chính chỉ là để Cục xuất nhập cảnh có thể cập nhật thông tin của bạn.

Khi bạn bắt đầu làm việc tại một công ty mới, việc khai báo tương tự cũng cần được thực hiện. Có những trường hợp công ty bạn đã nghỉ việc hoặc sắp làm sẽ hỗ trợ bạn trong việc này. Tuy nhiên, một số công ty có ít nhân viên là người nước ngoài có thể không hỗ trợ quy trình này, và đôi khi, người quản lý trực tiếp của bạn thậm chí có thể không biết về nghĩa vụ thông báo với Cục xuất nhập cảnh.

Để tự thực hiện việc thông báo, bạn có thể đến trực tiếp Nyukan để nộp hồ sơ hoặc thực hiện thông báo trực tuyến chỉ trong vài phút thông qua máy tính hoặc điện thoại có kết nối Internet. Các bước thực hiện bao gồm:

• Chuẩn bị một tài khoản Email để đăng ký và nhận thông báo kết quả.
• Đăng ký tài khoản trên website của Cục xuất nhập cảnh.
• Điền thông tin vào mẫu đơn có sẵn trên website.

Tất cả các bước này có thể được hoàn thành nhanh chóng với hướng dẫn dưới đây.

1. Tạo tài khoản trên Website Cục xuất nhập cảnh

Truy cập vào đường dẫn sau: https://www.ens-immi.moj.go.jp/NA01/NAA01S/NAA01STransfer

Hiện tại, trang web chưa hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt, vì vậy bạn cần sử dụng tiếng Nhật để thực hiện.

Chọn [中長期在留者はこちら] để chuyển đến màn hình đăng nhập. Nếu chưa có tài khoản, hãy chọn [認証ID発行] nằm phía dưới để bắt đầu quá trình đăng ký.

Chọn 認証ID発行

Màn hình đăng ký tài khoản

Trên màn hình đăng ký, bạn cần nhập các thông tin sau:

• Họ tên tiếng Anh (氏名英字): Ví dụ, NGUYEN VAN A
• Ngày tháng năm sinh (生年月日): Nhập theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày
• Giới tính (性別): Chọn Nam (男, Male) hoặc Nữ (女, Female)
• Quốc tịch (国籍・地域): ベトナム Viet Nam
• Mã số thẻ ngoại kiều (在留カード番号): Bao gồm 12 chữ số, ví dụ: AB12345678DA
• ID tài khoản (希望する認証ID): Đặt một ID dễ nhớ, ghi lại để sử dụng khi đăng nhập. Giới hạn từ 6 đến 20 ký tự, ví dụ: nguyenvana123
• Mật khẩu (パスワード): Chọn mật khẩu dễ nhớ, bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Giới hạn từ 8 đến 32 ký tự, ví dụ: Nguyenvana@123
• Nhập lại mật khẩu (パスワード(再入力)): Nhập lại mật khẩu vừa tạo để xác nhận.
• Email của bạn (メールアドレス).
• Nhập lại email của bạn (メールアドレス(再入力)).
• Đồng ý với điều khoản khi đăng ký (利用規約): Tích chọn 上記内容について理解した上で同意します
• Chọn [確認] để hoàn tất quá trình đăng ký và kiểm tra thông tin. Hãy chắc chắn rằng tất cả thông tin đã được nhập chính xác trước khi hoàn tất.
• Nếu nhấn [確認] mà không hiển thị màn hình xác nhận, hãy kiểm tra thông báo lỗi màu đỏ và điều chỉnh thông tin tương ứng.

2. Cách điền thông tin thông báo nghỉ việc

Bước đầu tiên, bạn cần truy cập vào liên kết sau và chọn [中長期在留者はこちら]: https://www.ens-immi.moj.go.jp/NA01/NAA01S/NAA01STransfer. Tiếp theo, hãy đăng nhập bằng ID và mật khẩu mà bạn vừa tạo: nguyenvana123 và Nguyenvana@123. Sau khi đăng nhập, chọn [契約終了] để bắt đầu quy trình thông báo nghỉ việc.

Nhấn vào nút thông báo nghỉ việc hoặc khi gia nhập công ty mới

Giao diện đăng ký thông báo nghỉ việc

Trên giao diện này, hãy nhập thông tin như sau:

• Họ tên tiếng Anh (氏名英字): Ví dụ (NGUYEN VAN A)
• Ngày tháng năm sinh (生年月日): Theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày
• Giới tính (性別): Chọn Nam (男, Male) hoặc Nữ (女, Female)
• Quốc tịch (国籍・地域): ベトナム Viet Nam
• Khu vực sinh sống (住居地（都道府県市区町村）): Chọn [検索] để hiện form tìm địa chỉ

Chọn Khu vực sinh sống

• 都道府県: Chọn tỉnh bạn sinh sống (Ví dụ: 1. 宮城県, 2. tiếp tục chọn [検索], 3. Tìm khu bạn sống theo phân trang, 4. Chọn khu bạn sinh sống).
• 住居地（町名丁目番地号等）: Nhập địa chỉ nhà. Lưu ý: Sử dụng chữ Kanji theo 全角, nếu không sẽ gặp lỗi.
• Mã số thẻ ngoại kiều (在留カード番号): Gồm 12 chữ số (Ví dụ: AB12345678DA)
• Điện thoại (電話番号 và 携帯電話番号): Có thể nhập hoặc bỏ qua.
• Ngày hết hợp đồng (契約が終了した年月日): Theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày
• Tên công ty (契約が終了した機関の名称): Nhập bằng chữ Kanji theo 全角
• Địa chỉ công ty (契約が終了した機関の所在地（都道府県市区町村）): Làm tương tự như khi tìm địa chỉ sinh sống.
• Địa chỉ cụ thể của công ty (契約が終了した機関の所在地（町名丁目番地号等）): Nhập bằng chữ Kanji theo 全角

Sau khi hoàn tất, nhấn [確認] để xem màn hình xác nhận thông tin. Kiểm tra kỹ xem các thông tin đã đúng chưa. Nếu chính xác, hãy nhấn để hoàn tất đăng ký. Nếu gặp lỗi khi nhấn [確認], hãy kiểm tra và điền lại thông tin theo thông báo đỏ.

Khi đăng ký thành công, bạn sẽ nhận được email thông báo đã tiếp nhận thông tin. Sau khi xác nhận, kết quả sẽ được gửi qua email (thường là trong vòng 1 ngày).

Email xác nhận thông tin đang được xem xét

3. Hướng dẫn điền thông báo chuyển công tác sang công ty mới

Khi đã bắt đầu làm việc tại công ty mới, hãy thực hiện khai báo như hướng dẫn dưới đây.

Truy cập lại màn hình đăng nhập qua đường dẫn: https://www.ens-immi.moj.go.jp/NA01/NAA01S/NAA01STransfer

• Đăng nhập bằng ID và mật khẩu mà bạn đã thiết lập: ví dụ nguyenvana123 và Nguyenvana@123
• Sau khi đăng nhập, chọn [新たな契約締結] để thực hiện việc đăng ký chuyển công tác đến công ty mới.

Form thông báo chuyển việc sang công ty mới

Việc nhập thông tin cá nhân của bạn đến phần số điện thoại tương tự như khi khai báo nghỉ việc trước đó. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt sau:

• Ngày ký kết hợp đồng với công ty mới (新たな契約を締結した年月日): Nhập theo thứ tự Năm, Tháng, Ngày.
• Tên công ty cũ (機関の名称(新たな契約の締結前)): Lưu ý nhập chữ Kanji theo dạng toàn góc, nếu không sẽ gặp lỗi thông báo.
• Địa chỉ khu vực của công ty cũ (機関の所在地(新たな契約の締結前)（都道府県市区町村）): Thao tác tương tự như khi bạn tìm địa chỉ cư trú của mình.
• Địa chỉ chi tiết của công ty cũ (機関の所在地(新たな契約の締結前)（町名丁目番地号等）): Lưu ý nhập chữ Kanji theo dạng toàn góc, nếu không sẽ gặp lỗi thông báo.
• Tên công ty mới (機関の名称(新たな契約の締結後)): Lưu ý nhập chữ Kanji theo dạng toàn góc, nếu không sẽ gặp lỗi thông báo.
• Địa chỉ khu vực của công ty mới (機関の所在地(新たな契約の締結後) （都道府県市区町村）): Thao tác tương tự như khi bạn tìm địa chỉ cư trú của mình.
• Địa chỉ chi tiết của công ty mới (機関の所在地(新たな契約の締結後) （町名丁目番地号等）): Lưu ý nhập chữ Kanji theo dạng toàn góc, nếu không sẽ gặp lỗi thông báo.
• Nội dung công việc tại công ty mới (新たな機関における活動の内容): Mô tả công việc mà bạn sẽ đảm nhận, ví dụ: システム エンジニア.
• Bạn có thể bỏ qua phần (実際の活動場所).

Cuối cùng, chọn [確認] để hoàn tất đăng ký và vào màn hình xác nhận thông tin. Hãy kiểm tra lại để đảm bảo mọi thông tin đã được nhập chính xác trước khi hoàn thành quá trình đăng ký.

Khoảng sau 01 ngày, bạn sẽ nhận được thông báo qua email với nội dung xác nhận thành công. Quá trình này vô cùng nhanh chóng và tiện lợi.

Email kết quả thông báo của bạn đã xác nhận thành công

4. Phương pháp kiểm tra tình trạng thông tin đã đăng ký của bạn

Bên cạnh việc nhận email thông báo kết quả, bạn còn có thể tự mình kiểm tra trạng thái của đơn đã gửi thông qua trang web của Cục. Truy cập vào liên kết sau: https://www.ens-immi.moj.go.jp/NA01/NAA01S/NAA01STransfer, và chọn mục [中長期在留者はこちら]. Sau đó, đăng nhập bằng ID và mật khẩu cá nhân.

Khi đã đăng nhập thành công, hãy nhấp vào nút [届出状況参照].

Trên màn hình sẽ hiển thị thông tin về ngày giờ bạn đã gửi đơn và tình trạng của đơn. Nếu trạng thái hiển thị là (登録完了, Registration done) như trong hình dưới đây, điều đó có nghĩa là việc đăng ký của bạn đã hoàn tất.

Khi bạn nghỉ việc hoặc chuyển sang công ty mới, hãy đảm bảo thực hiện việc đăng ký thông báo với Cục xuất nhập cảnh để tránh những phiền toái không đáng có.

• Lưu ý quan trọng về chức năng quên mật khẩu: Tính đến tháng 08/2023, một số thiết bị di động có thể gặp lỗi không nhập được thông tin trong quá trình khôi phục mật khẩu. Để xử lý vấn đề này, hãy sử dụng máy tính để bàn hoặc laptop.

Nếu bạn có thời gian hoặc muốn đến Cục trực tiếp để đăng ký, có thể tham khảo thêm thông tin tại đây: Đăng ký gửi đơn trực tiếp – Hướng dẫn cách thông báo nghỉ việc, chuyển việc tới Nyukan.